Регламент работы аппарата акима города Балхаша

1.Общие положения

1.      Аппарат акима города Балхаша обеспечивает проведение общегосударственной политики исполнительной власти в сочетании с интересами и потребностями развития соответствующей территории.

2.      Деятельность аппарата акима регулируется Конституцией Республики Казахстан, Законом Республики Казахстан «О местном государственном управлении в Республике Казахстан», нормативными актами Президента, Правительства Республики Казахстан,  иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан и настоящим Регламентом.

3.      Аппарат акима обеспечивает взаимодействие депутатов городского, областного  маслихатов,  с местными органами исполнительской власти.

4.      Аппарат  акима осуществляет контроль и оказывает помощь в организации работы по ведению делопроизводства в аппаратах акимов поселков, других местных органов исполнительской власти.

5.      Аппарат акима осуществляет информационно-аналитическое, организационно-правовое и материально-техническое обеспечение деятельности акимата города Балхаша.

6.      Контроль за соблюдением во всех звеньях аппарата настоящего  Регламента осуществляют отделы контроля и документационного обеспечения, организационной и  кадровой работы.

7.      Ответственность за организацию, планирование работы, ведение делопроизводства, контроль за исполнением, учетом, сохранностью и своевременным прохождением документов в отделах и других структурных подразделениях аппарата возлагаются на их руководителей.

8.      Служебная переписка с учреждениями и гражданами ведется на государственном и русском языках.

9.      Порядок работы, установленный настоящим Регламентом, обязателен для всех работников аппарата.

2. Планирование работы аппарата акима города.

          10. Работа аппарата акима города строится на плановой основе. Планы составляются на квартал. Руководители отделов, других структурных подразделений не  позже чем за месяц до следующего квартала вносят свои предложения по планам работы, согласованные с курирующими заместителями акима города, представляют в отдел организационной и кадровой работы для их обобщения и составления проектов планов работы аппарата, которые затем вносятся на утверждение акиму города.

Общее руководство по составлению планов работы осуществляет руководитель аппарата.

          11. Отделы, другие структурные подразделения аппарата акима составляют месячные и квартальные планы своей работы, в которых предусматривают изучение вопросов, подготовку их на заседания акимата города, проверку хода выполнения Законов РК, актов Президента и Правительства РК, решений и распоряжений акима области.

         12. Планы работы отделов и других структурных подразделений аппарата утверждаются соответствующими заместителями акима и руководителем аппарата акима города.

        13. Регламент совещаний:

            - ежедневно в 18-00 часов  у акима города заслушиваются доклады заместителей о проделанной работе курируемых отделов;

            - еженедельно по понедельникам  в 9-30  часов проводятся аппаратные совещания, на которых  заслушиваются  информации и отчеты, согласно утвержденному плану, а также вопросы оперативного характера. Информации, которые планируется заслушать в понедельник должны быть сданы в отдел  организационной и кадровой работы в предыдущую пятницу до 13-00 часов.

            - заместители акима города проводят совещания с работниками курирующих отделов по итогам работы  за неделю  по  понедельникам в 11-00 часов. По итогам работы отдела за рабочий день начальники отделов проводят совещания  с работниками  ежедневно с 9-00 до 09-05ч.

            14. Распределение обязанностей между  акимом и заместителями,  взаимозаменяемости  руководства  утверждается распоряжением акима города. Положение об отделах, распределение функциональных  обязанностей  работников и должностные инструкции  работников  отделов  утверждается  акимом.  Распределение функциональных обязанностей между работниками  аппарата акима  определяется в должностных  инструкциях, утвержденных акимом.

            15. Прием граждан по личным вопросам акимом и заместителями осуществляется согласно утвержденному графику.

            16. В аппарате Акима города  по специальному графику проводятся  «Дни открытых дверей».

            17. Вечерняя корреспонденция  возвращается акимом и его заместителями не позднее 11-00 часов следующего дня.

            18. Ответ на документы деловой корреспонденции и обращения предоставляется на подпись акима  исполнителем  до 17-00 часов  дня, предыдущего  контрольному сроку

19. Все письма, информации, справки, ответы  т.п. корреспонденция должны  иметь визу исполнителя, начальника соответствующего отдела, заместителя  Акима города по принадлежности вопроса.

20. Визирование или подпись проектов постановлений, распоряжений и ответов  на письма  заместителями акима, начальниками отделов должно производиться в срок не более одного рабочего дня.

            21. Контрольные задания, поручения и письма, полученные по электронной почте,  в виде телефонограммы должны исполняться в срочном порядке соответствующими исполнителями и отделами до регистрации  входящего номера и визы руководителя. Контроль своевременности  выполнения данной работы обеспечивает  руководитель аппарата акима города.

            22. Вновь принимаемых работников знакомят  под роспись с настоящим Регламентом и другими документами, регламентирующими деятельность аппарата акима города.

            23. Служебные разговоры с  аппаратом акима  области и его структурными подразделениями работники аппарата акима должны осуществлять  только через телефоны начальников соответствующих отделов. Звонить на сотовые телефоны разрешается только руководителям отделов в рамках установленного лимита.

            24. Одежда работников  аппарата акима города должна  соответствовать общепринятому служебному этикету государственных служащих.

            25. Все работники аппарата акима города в течение рабочего дня обязаны носить бейджи с указанием Ф.И.О., занимаемой должности.

            26. Временное отсутствие на рабочем месте работника на непродолжительное время может быть разрешено только акимом города, его заместителями и руководителем аппарата Акима города.

            27. Общий контроль за выполнением планов работы отделов и других структурных подразделений аппарата акима возлагается на руководителя аппарата.

            28. Порядок работы  аппарата акима города:

            В аппарате акима города установлен следующий режим работы: начало работы в 09-00 часов, окончание в  18-00 часов, обеденный перерыв с 13.00 до 14.00 часов;

            Регистрацию временного отсутствия работников аппарата акима города осуществляет специалист-секретарь приемной акима города. Работник, находящийся в связи с выполнением должностных обязанностей за пределами аппарата Акима должен в 09.00 часов быть на рабочем месте, сделать запись в специальном журнале, получив задание исполнять его за пределами  аппарата акима, к 17-00 часам вернуться в аппарат акима, о чем  сделать запись в специальном журнале.

            Допуск в здание работников аппарата акима  осуществляется  в рабочие дни по служебным удостоверениям,  иных лиц – по разовым пропускам после согласования с тем работником, к которому они пришли, с обязательной отметкой в нем времени ухода и подписи работника;

            Допуск в здание работников аппарата акима в выходные и праздничные дни  осуществляется в силу служебной необходимости и по письменному согласованию с акимом города и его заместителями, без согласования акима города и его заместителей, допуск в здание аппарата акима  запрещен.

3. Подготовка и проведение заседаний акимата города.

      29. Подготовка материалов на заседание акимата, проведение заседаний акимата осуществляется согласно Регламенту акимата города Балхаша, утвержденного постановлением акимата.

      30. Заседания  акимата проводятся не реже 1 раза в месяц и созываются акимом города. Перечень вопросов, планируемых к рассмотрению на заседаниях акимата, утверждается распоряжением акима города.

      31. Для рассмотрения на заседаниях  акимата вносятся вопросы, входящие в компетенцию акимата. По результатам рассмотрения вопросов на заседании акимата принимаются постановления. 

4.Порядок подготовки и оформления

нормативных правовых актов акима города.

       32.Подготовка проектов нормативных правовых актов акима города осуществляется на основании и во исполнение Конституции Республики Казахстан, законов, актов Президента и иных нормативных правовых актов.

       33.Подготовка проектов нормативных правовых актов акима города осуществляется на государственном и русском языках с соблюдением требований Законов РК «О нормативных правовых актах», «О языках в Республике Казахстан»,  «Об административных процедурах», Инструкции по делопроизводству в Канцелярии, утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 января 2001 года № 168, Инструкции по подготовке, оформлению и согласованию нормативных правовых актов центральных и местных государственных органов (юридическая техника), утвержденной приказом Министра юстиции Республики Казахстан от 25 сентября 2002 года №142 , зарегистрированный в министерстве юстиции Республики Казахстан 27 сентября 2002 года № 1985, и настоящего Регламента.

             Приложения к проектам, подготовленные на государственном языке,  составляются согласно казахскому алфавиту.

        34. Вносимые на подпись акиму города проекты решений и распоряжений должны быть согласованы с курирующими заместителями акима города, руководителем аппарата, юридической службой и другими заинтересованными отделами.

     Согласование осуществляется путем визирования.

      Проект документа, выполнение которого  требует финансового обеспечения обязательно согласовывается с финансовыми органами.

       Визы согласования проставляются на первом экземпляре проекта.

       В случае несогласия с проектом  все возражения представляются в письменном виде.

        35. В проекте решения, распоряжения акима должны быть указаны конкретные сроки и ответственные за исполнение.

        36. К подготовленному проекту решения, распоряжения исполнителем составляется справка, в которой должно быть изложено краткое содержание вопроса и обоснование необходимости принятия данного документа.

        37. Если подготовка решения или распоряжения поручается нескольким отделам, то координацию и обобщение материалов осуществляет отдел (руководитель отдела), указанный в поручении первым по согласованию с соисполнителями.

     Проект нормативного акта не должен превышать 5 страниц текста, напечатанного через 2 интервала на государственном и русском языках.

        38.  Проект решения, распоряжения акима, если он подготовлен подведомственными организациями, представляется в соответствующий отдел аппарата акима города с соблюдением всех вышеуказанных требований.

       39. Окончательно  отработанный проект решения или распоряжения акима на государственном и русском языках печатается на бланке установленного образца и со всеми визами представляется на подпись акиму города через руководителя аппарата.

       40. Ответственность за качественное и своевременное оформление решения или распоряжения акима на всех стадиях его прохождения в аппарате несет соответствующий исполнитель.

       41. Подлинник решения или распоряжения, подписанный акимом города передается в отдел контроля и документационного обеспечения с приложенным к нему указателем рассылки, составленным исполнителем и подписанным начальником соответствующего отдела.

     Отдел контроля и документационного обеспечения проверяет правильность оформления и наличие всех необходимых документов                                                                                                                           

       42. В отделе контроля и документационного обеспечения, поступившие на выпуск,  решения и распоряжения регистрируются, им  присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. При регистрации распоряжения акима города к порядковому номеру добавляется буква “ө” на распоряжения,  напечатанные на государственном языке и буква «р» на русском варианте.

       43. Ответственность за своевременную  рассылку адресатам подписанных решений и распоряжений акима возлагается на отдел контроля и документационного обеспечения, который обеспечивает размножение решений, распоряжений в количестве согласно указателю рассылки с учетом необходимого резерва экземпляров.

         44. Нормативные правовые акты акима города, подлежащие государственной регистрации и опубликованию в СМИ, направляются в отдел государственно-правовой работы для соответствующей работы и учета.

5.Организация контроля и проверки исполнения.

      45. Аппарат акима города осуществляет контроль за ходом выполнения нормативных правовых актов Президента и Правительства РК, решений и распоряжений акимов области и города,  постановлений акимата области,  города в аппаратах акимов города и поселков, в других местных органах исполнительской власти.

       46. На контроль берутся: 

1)      Акты Президента Республики Казахстан, постановления Правительства, решения, распоряжения Премьер-Министра Республики Казахстан, за исключением тех, которые носят утверждающий или распорядительный характер;

2)      Постановления акимата области, решения, распоряжения, поручения  акима области, его заместителей и руководителя аппарата, документы вышестоящих органов;

3)      Постановления акимата города, решения, распоряжения, поручения акима города.

        47. Ответственность за организацию контроля и проверки исполнения возлагается на заместителей акима города, руководителя и  начальников отделов аппарата.

     Контроль за сроками исполнения  собственных решений и распоряжений в аппарате акима города возлагается на отдел организационной и кадровой работы. Отдел контроля и документационного обеспечения осуществляет контроль за сроками исполнения  нормативных правовых актов  и  других документов вышестоящих органов, за ходом выполнения поручений акима, телефонограмм, поступающих из вышестоящих органов.

       48. Документы без установленных сроков исполняются, как правило, в течение одного месяца. Срок исполнения исчисляется со дня поступления их в аппарат, если в документе не указан иной срок исполнения. Поручения, имеющие в тексте гриф «срочно» исполняются безотлагательно.

       49.  На акты, подлежащие контролю, заполняются контрольные карточки в 2-х экземплярах. Одна из них направляется в отдел-исполнитель, другая хранится в отделе контроля и документационного обеспечения  аппарата акима города. Если касается нескольких отделов, то заполняется необходимое количество карточек. В этих случаях контроль за исполнением документа в целом возлагается  на руководителя указанного в поручении первым.

       50.По получению контрольного документа отдел-исполнитель, в зависимости от характера и значимости вопросов, разрабатывает мероприятия по их реализации, представляет информации по выполнению контрольных документов.

        Все материалы промежуточных проверок, информации по контролю за поручениями акима по актам Президента и Премьер-Министра Республики Казахстан концентрируются в “накопительных папках”.

        Экспертизу содержательной части представляемых информации по контрольным документам ведут заместители акима города и начальники отделов аппарата акима.

       51. Снятие с контроля и продление сроков контрольных документов осуществляется по резолюции акима города, либо заместителем акима непосредственно дававшего поручения, на основании представленной информации о проделанной работе и мотивах снятия с контроля.

       52. Если возникли объективные причины, по которым невозможно своевременно исполнить документ – отдел-исполнитель  готовит руководству служебную записку о продлении сроков его исполнения с подробным  обоснованием.

     Документы снимаются с контроля после полного разрешения поставленных в них вопросов и уведомления об этом соответствующего вышестоящего органа.

     Отчеты, информации, направляемые в администрацию Президента, Канцелярию Премьер-Министра должны содержать исчерпывающие сведения о выполнении актов и поручений, их объем не должен превышать 3-х, а по основным вопросам – 5 стр.

       53. Руководитель аппарата отслеживает по срокам и готовит акиму города по итогам квартала информацию о состоянии исполнительской дисциплины в аппарате акима города.

6. Контроль за организацией исполнения поручений акима города.

        54. Контроль за организацией исполнения поручений акима города Балхаша, данных на аппаратных совещаниях, по служебным документам    возлагается на отдел контроля и документационного обеспечения аппарата акима города.

        Контроль за организацией исполнения поручений акима города, данные в ходе поездок по региону, на выездных совещаниях  осуществляет отдел-исполнитель, организующий поездки,  совещания.

        55. Срок исполнения поручения, в котором не определены конкретные сроки исполнения, устанавливаются продолжительностью не более одного месяца со дня дачи поручения.

        56. Исполнение поручения, данного нескольким исполнителям, координирует должностное лицо, указанное первым в списке исполнителей.

        57. Должностные лица, указанные в списке вторыми и далее, направляют информацию об исполнении поручения должностному лицу, координирующему исполнение.

         58. Должностное лицо, координирующее исполнение поручения, обобщает поступающую информацию об исполнении и вносит предложения для принятия соответствующего решения акиму города.

          59. Информация об исполнении поручения, в списке исполнителей которого указаны заместители акима города без указания их фамилии, направляется от каждого заместителя города в отдел контроля и документационного обеспечения аппарата акима города.

            Отдел контроля и документационного обеспечения аппарата акима города анализирует поступающую информацию и вносит предложения для принятия соответствующего решения за подписью руководителя аппарата акима города.

           60. Об исполнении поручения, адресованного акимам поселков, последние в соответствующем порядке информируют заместителя акима города, в чьи функциональные обязанности входит кураторство данного поселка. 

           61. В случае необходимости дополнительного времени для исполнения поручения исполнитель обращается к должностному лицу, давшему поручение, о продлении срока исполнения с изложением обоснованных причин.

           62. Контроль за исполнением  поручений производится путем:

1)  истребования  информации об исполнении;

2)  различных форм документационной проверки;

3)  проверки с выездом на место;

4)  заслушивания и обсуждения информации  и отчетов об исполнении на уровне заместителей акима города;

5)  другими, не противоречащими законодательству способами.

            63. Контроль производится по параметрам:

1) своевременности, качества и полноты исполнения;

2) соблюдения требований законодательства при исполнении.

            64. Снятие с контроля, продление сроков исполнения, назначение дополнительного контроля по исполнению поручения осуществляется акимом города.

            65. Основанием для снятия с контроля, продления сроков исполнения, назначения дополнительного контроля служит документ установленной формы – служебная записка, докладная записка, справка, информация за подписью заместителя акима города.

             Документы для снятия с контроля, продления сроков исполнения поступают в отдел контроля и документационного обеспечения и после их регистрации передаются акиму города.

7. Порядок рассмотрения обращений граждан.

       66. Ответственность за организацию работы с обращениями граждан в аппарате  возложено на  отдел контроля и  документационного обеспечения.

       67. Организация работы с обращениями граждан в аппарате акима осуществляется в соответствии с  Указом Президента Республики Казахстан  «О порядке рассмотрения обращений граждан», Законом Республики Казахстан  «Об административных процедурах».

       68. Регистрация обращений граждан, поступивших в аппарат, ведется в отделе  в день их поступления, которые рассматриваются руководством в 3-х дневный срок. Указание об исполнении, как правило, дается в форме резолюции акима, его заместителей, руководителя и начальников отделов аппарата акима города.

       69. Обращения граждан рассматриваются и по ним принимаются решения в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие дополнительного изучения и проверки не позднее 15 дней. В тех случаях, когда необходимо проведение дополнительной проверки, сроки могут быть продлены, но не более чем на один месяц, о чем сообщается заявителю.

       70. Обращения граждан считаются разрешенными, когда рассмотрены поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны ответы заявителям. Если решение вопросов переносится на длительный срок, то обращение ставится на дополнительный контроль  до окончательного исполнения.

        71. В тех случаях, когда рассмотрение обращения поручено нескольким отделам координацию осуществляет отдел, указанный в резолюции первым. Им же готовится справка по итогам проверки, которая подписывается всеми специалистами, принимавшими участие в проверке, а также готовится мотивированный ответ заявителю.

        72. При организации работы с обращениями граждан отдел контроля и документационного обеспечения анализирует и обобщает обращения граждан, содержащиеся в них критические замечания,  с целью совершенствования работы и устранения причин, порождающих жалобы граждан.

        73. Передача обращений  граждан из одного подразделения в другое производится только через отдел контроля и документационного обеспечения, который вносит  соответствующую отметку в карточке учета писем и приема посетителей.

        74. Решение о прекращении производства по обращениям граждан и снятии этих дел с контроля принимает аким города, либо заместитель акима, на которого возложено временное исполнение обязанностей  акима.

        75. Основанием для снятия с контроля поступившего обращения является документ установленной формы (служебная записка, справка) отдела-исполнителя о результатах его рассмотрения с приложением материалов предыдущих проверок или исчерпывающий ответ заявителю.

        76. Аким города и его заместители еженедельно проводят личный прием граждан согласно утвержденному графику.

        77. Запись граждан,  обратившихся  по личным вопросам производится закрепленным специалистом отдела  контроля и документационного обеспечения.

        Учет приема посетителей ведется по карточкам с указанием фамилии, имени, отчества, места работы и должности, домашнего адреса, краткого содержания обращения, поручения и результатов рассмотрения.

         78. Во время приема заявление или жалоба излагаются в письменной форме, и с ними ведется работа как с письменными обращениями.

8. Организация машинописных

и копировально-множительных работ.

         79. Машинописные     работы в аппарате выполняются в компьютерном - машинописном бюро, в приемных руководства аппарата акима города.

             Все исполнители машинописных работ несут личную ответственность за правильное использование полученных официальных бланков аппарата акима.

         80. Документы с грифом «секретно» печатаются только работниками, имеющими допуск к выполнению этих работ.

         81. Размножение секретных документов, документов с грифом «для служебного пользования», «не для печати» производится с разрешения  руководителя аппарата акима, а в его отсутствие специалиста, отвечающего за соблюдение режима секретности.

         82. Для снятия копий на множительных аппаратах представляются первый экземпляр документа, составленный с соблюдением установленных требований и оформленный бланк заказа.

         83. Разрешение на размножение и копирование представленных материалов дается руководителем аппарата.

         84. Учет размноженных  документов ведется в специальном журнале, копия документа выдается работнику под роспись.                             

9. Порядок подготовки и проведения активов,

совещаний и других мероприятий.

          85. Активы, совещания и другие мероприятия с приглашением руководителей управлений и ведомств, предприятий и организаций, акимов поселков проводятся по отдельному плану, утвержденному акимом города.

          86. Отделы и другие структурные  подразделения аппарата акима до 20 числа каждого месяца представляют в отдел организационной  и кадровой работы предложения о календарном плане намечаемых  основных мероприятий на предстоящий месяц.

           Отдел обобщает эти мероприятия и к 25 числу каждого месяца представляет их акиму города.

           87. Подготовку еженедельных, ежемесячных аппаратных совещаний при акиме города осуществляет отдел организационной и кадровой работы аппарата акима. Акимом города ежемесячно  утверждается перечень вопросов, вносимых  для  рассмотрения на аппаратных совещаниях, подготовленным отделом организационной и кадровой работы по предложениям заместителей акима и начальников отделов.

           89. Явку  приглашенных на аппаратные совещания при акиме города обеспечивает отдел организационной и кадровой работы. 

10. Порядок вызовов и выездов

руководителей городских организаций.

          90. Вызов на совещания акимов поселков осуществляется с разрешения акима города и его заместителей.

          91. Выезд начальников отделов и руководителей других структурных подразделений аппарата акима города за пределы  города, согласовывается с акимом города или его заместителями.

11.Организация дежурства в аппарате акима.

           92. Дежурство в аппарате акима города осуществляется до 20 часов в рабочие дни и с 9 часов до 18 часов в субботу и воскресенье, в периоды отопительного сезона и праздничные дни по отдельному утвержденному графику.

           Контроль за организацией  дежурства осуществляет  отдел организационной и кадровой работы аппарата акима.

     В праздничные дни дежурство дополнительно осуществляется заместителями акима, руководителем аппарата и  начальниками  отделов по отдельному  графику.

     Ответственность за соблюдение пропускного режима в здание аппарата акима возлагается на заведующего хозяйством аппарата акима.

12. Заключительные положения.

            93. Заместители акима, руководитель аппарата, начальники отделов обеспечивают строгое соблюдение настоящего Регламента.