Регламент работы

I. Общие положения

1.1  Настоящие правила распространяются на работников аппарата.

1.2 Организация, планирование работы в отделах аппарата акима района и самостоятельных отделах возлагается на их руководителей.

1.3 Контроль за исполнением данного Регламента во всех исполнительных органах, финансируемых с местного бюджета возлагается на отдел организационной, кадровой работы и правового обеспечения и отдел документационного и  финансово-хозяйственного обеспечения аппарата акима района.

1.4 Переписка между организациями, предприятиями и физическими лицами осуществляется на государственном языке.

1.5 Аппарат акима района оказывает содействие аппарату акима города, поселка, сельским округам и местным исполнительным органам помощь в организации работы и ведении делопроизводства а также ведет их контроль.

II. Планирование работы аппарата акима района

1.1 Работа аппарата акима района ведется в порядке планирования.На основании годового плана работы разрабатываются ежеквартальные и ежемесячные планы работы. Контроль за разработкой планов работы осуществляет руководитель аппарата.

1.2    Отделы аппарата акима и самостоятельные местные исполнительные органы разрабатывают свой годовые, ежеквартальные и месячные планы работы.

1.3    Планы работы отделов аппарата акима и самостоятельных местных исполнительных органов утверждают заместители акима района и руководитель аппарата.

1.4    Общее руководство по контролю за исполнением планов работы отделов аппарата акима района и самостоятельных местных исполнительных органов возлагается на руководителя аппарата акима района.

III. Сроки проведения аппаратных совещании и заседании акиматов при аппарате акима района

3.1 Аппаратные совещания у акима района проводятся в первый понедельник каждого месяца согласно плану, утвержденным акимом района.

3.2 Аппаратные совещания с работниками аппарата и руководителями самостоятельных местных исполнительных органов проводятся во второй и третий понедельник каждого месяца согласно плану, утвержденным акимом района.

3.3 Расширенные аппаратные совещания с работниками аппарата, руководителями самостоятельных местных исполнительных органов, руководителями организации и предприятии района и акимами города, поселка и сельских округов проводятся в четвертый понедельник каждого месяца согласно плану, утвержденным акимом района.

3.4 Заседания акиматов проводятся во второй вторник каждого месяца согласно плану, утвержденным акимом района.

3.5 Обеспечение явки на аппаратные совещания и заседания акиматов обеспечивают начальники отделов аппарата.

3.6 На основании утвержденных планов материалы на аппаратные совещания предоставляются конкретными исполнителями в отдел организационной, кадровой работы и правового обеспечения аппарата акима района за 3 дня до совещания.

3.7 На основании утвержденных планов материалы на заседания акиматов предоставляются конкретными исполнителями в отдел организационной, кадровой работы и правового обеспечения аппарата акима района за 5 дней до заседания.

IY. Правила подготовки решении и распоряжении акима района, протоколирование, размножение и порядок рассылки

4.1 Проекты решении, распоряжении, заносимых на подпись к акиму согласовываются соответствующими заместителями, руководителем аппарата, юристом и соответствующими отделами.

Согласование производится путем визирования.

Проекты актов, требующие финансовое обеспечение согласовываются с финансовым органом.

Визирование производится в первом экземпляре акта.

В случае несогласия с проектом акта все претензии предоставляются в письменном виде.

4.2 В проектах решении и распоряжении указываются конкретные сроки и ответственные исполнители.

4.3 Подписанный оригинал нормативно-правового акта хранится в отделе документационного и финансово-хозяйственного обеспечения.

4.4 Нормативно-правовые акты подшиваются в отделе документационного и финансово-хозяйственного обеспечения, где им присваиваются исходящие номера.

4.5 Отдел документационного и финансово-хозяйственного обеспечения аппарата акима района обеспечивает размножение и доставку до адресата подписанные нормативно-правовые акты.

4.6 По согласованию с руководителем аппарата отдел документационного и финансово-хозяйственного обеспечения информирует в средствах массовой информации подлежащие объявлению нормативно -правовые акты.

Y. Организация работы по исполнению документации и его проверке

5.1 Аппарат акима района ведет контроль за аппаратом акима города, поселка, сельских округов и местных исполнительных органов по исполнению Указов и актов Президента и Правительства Республики Казахстан.

Ответственность за организацию контроля и проверки по исполнению возлагается на заместителей акима, руководителя аппарата и начальников отделов.

Контроль за исполнением в установленные сроки нормативно-правовых актов поступивших с вышестоящих органов и внутри района возлагается на отдел документационного и финансово-хозяйственного обеспечения.

5.2 Нормативно-правовые акты, где не указаны конкретные сроки исполнения,  подлежат исполнению в течений одного месяца. Сроки исполнения нормативно-правовых актов, поступивших с вышестоящих органов отсчитываются со дня поступления документа в аппарат.

5.3 На нормативно-правовые акты, подлежащие особому контролю заполняются два экземпляра контрольных карточек.

   На нормативно-правовые акты, касающихся нескольких отделов, заполняются дополнительно контрольные карточки. В этом случае ответственным за исполнение данного акта возлагается на первое лицо, указанного в поручении.

5.4 Исполнитель для исполнения нормативно-правовых актов Президента и Правительства Республики Казахстан, взятых на контроль открывает «Накопительную папку» где собираются все необходимые информации и материалы проверок.

5.5 Отдел, ответственный за исполнение данного материала после его получения, по необходимости учитывая важность материала разрабатывает мероприятия по его исполнению.

5.6 Материалы поступившие с вышестоящих организации снимаются с контроля акимом района или его первым заместителем. Остальные акты снимаются с контроля заместителями акима района и руководителем аппарата.

5.7 Отдел документационного и финансово-хозяйственного обеспечения ведет контроль за своевременностью исполнения и снятия с контроля актов и документов. По итогам каждого полугодия акиму района предоставляется информация по работе с материалами и по исполнительской дисциплине.

YI. Правила организации рассмотрения жалоб и заявлении граждан а также организация работы по личному приему граждан

6.1 Организация работы в аппарате с жалобами и заявлениями возлагается на помощника акима района.

6.2 Регистрацию поступивших жалоб и заявлений производит помощник акима района, руководители рассматривают их в течении трех дней. Поручения даются в порядке визирования акимом района, его заместителями и руководителем аппарата.

6.3 В ходе рассмотрения жалоб и заявлении ответственные лиц руководствуются Указом Президента Республики Казахстан от 19 июня 1995 года «О правилах рассмотрения жалоб и заявлении граждан».

6.4 Жалобы и заявления рассматриваются в течении одного месяца. Жалобы и заявления не требующие дополнительного рассмотрения рассматриваются в течение 15 дней. Жалобы и заявления требующие дополнительного рассмотрения могут быть продлены с письменного разрешения первого руководителя.

6.5 Жалобы и заявления за исполнение которых ответственны несколько отделов ответственность за координацию исполнения данного материала возлагается на первое лицо, указанное в поручении. Справка по итогам проверки готовится тем же лицом ответственным за координацию данного материала, в справке расписываются все лица проводившие проверку.

6.6 Работники аппарата акима района обязаны:

- Рассматривать жалобы и заявления граждан в установленном Законе порядке;

- Принимать соответствующие решения в рамках Закона.

- Оказывать контроль за исполнением принятых решении.

- О принятых мерах письменно проинформировать граждан, ответы доводить на языке обращения.

- Не доводить рассмотрение жалоб до жалующей стороны.

- Не доводить рассмотрение жалоб до граждан не желающих объективного решения данного вопроса.

6.8 Прием граждан по личным вопросам производится в порядке утвержденного графика акимом района и его заместителями.

Регистрацию граждан производит помощник акима района.

Список граждан записавшихся на личный прием с указанием характера вопроса предоставляется акиму района или его заместителями.

Учет граждан ведется в порядке заполнения карточки с указанием фамилии, имени, отчества, места работы, должности, адреса, короткой информации об обращении и ходе рассмотрения.

Должностные лица, ответственные за прием граждан через ответственных лиц доводят о принятых мерах и принимают решения по снятию с контроля.    

YII. Организация работы по компьютерному делопроизводству.

7.1 Печатание в апарате осуществляется в кабинетах, где расположены компьютеры.

Все работники ответственны за правильность использования бланков аппарата.

7.2 Печатание секретных документов производится только лицом, имеющим допуск к секретным документам.

7.3 Использование секретных документов «для служебного пользования» осуществляется с разрешения начальника  отдела документационного, финансово-хозяйственного обеспечения или при его отсутствии с разрешения руководителя аппарата.

YIII. Правила подготовки и проведения совещании, советов и других мероприятии.

8.1 Совещания, заседания, советы и другие мероприятия с участием руководителей организации и предприятии производится согласно отдельных планов, утвержденных акимом района.

До 20 числа каждого месяца отделы аппарата акима района и местные исполнительные органы предоставляют свои предложения в отдел организационной, кадровой работы и правового обеспечения  аппарата акима района мероприятия по календарному плану работ на следующий месяц.

Отдел организационной, кадровой работы и правового обеспечения  аппарата акима до 25 числа делает свод и предоставляет на утверждение акиму района.

IX. Правила приглашения руководителей а также порядок организации командировок.

9.1 Приглашения на аппаратные совещания, заседания акиматов акимов города, поселка, сельских округов, заместителей акимов, главных специалистов осуществляется с разрешения акима района и его заместителей.

9.2 Командировки в областной центр, либо за пределы области работников аппарата, руководителей местных исполнительных органов, акимов города, поселка, сельских округов согласовываются с акимом района, его заместителями и руководителем аппарата.

X. Организация дежурства в аппарате акима района.

10.1 Дежурство в аппарате акима района осуществляется в течение суток. Ответственный за организацию дежурства отдел документационного и финансово-хозяйственного обеспечения аппарата акима района.

10.2  Ответственность за пропускной режим в аппарат акима района возлагается на отдел документационного и финансово-хозяйственного обеспечения.